Création de modèles de rapport à partir des données Triton

Il est très utile de mettre en place des rapports réguliers et récurrents basés sur les données Triton. Exemple : des rapports mensuels de type tableau de bord, affichant les mesures agrégées de Triton (heures totales d’écoute, débuts de sessions, auditeurs uniques) pour toutes vos stations, marchés de stations, groupes de formats, et une vue de l’ensemble de l’entreprise, montrant une tendance historique sur 13 mois. Ces rapports vous permettent d’évaluer correctement vos performances de streaming au fil du temps, en déterminant où la croissance et la valeur sont générées pour votre entreprise.

Mais comment pouvez-vous mettre en œuvre ce reporting si votre entreprise fonctionne sans outils d’entreposage et d’analyse de données ?

Cet article fournit des suggestions pour créer des modèles facilement modifiables dans des tableurs couramment utilisés, tels que Microsoft Excel et Google Sheets, qui vous permettront de produire des rapports réguliers, reproductibles et pertinents.

Suggestion n° 1 : créez un ou plusieurs onglets « coffre-fort de données » dans vos feuilles de calcul dans lesquels vous déversez les données brutes de Triton

Construisez votre modèle autour d’un onglet (ou d’onglets) dans lequel vous collez les données au même format que celui dans lequel vous les exportez depuis Triton. Lorsque de nouvelles données sont disponibles (par exemple, une nouvelle semaine ou un nouveau mois civil de données), elles doivent être ajoutées à cet onglet « coffre-fort de données ». Elles doivent être collées sous les données existantes, sans supprimer les anciennes données, afin de préserver l’historique de vos données.

Collez les nouvelles données dans les lignes situées sous les données existantes : n’écrasez pas l’historique !

Tous les calculs et transformations nécessaires aux données d’origine doivent être effectués dans l'onglet (ou les onglets) du coffre-fort de données à l’aide de formules ; les données d’origine de Triton ne doivent pas être modifiées.

• Pour ajouter des métadonnées ou catégories, vous devez utiliser vlookups.

• Pour effectuer des calculs, vous devez utiliser des formules.

L’objectif est de pouvoir tout simplement extraire vos formules dans les colonnes adjacentes aux nouvelles données pour les préparer au reporting.

Les transformations des données (dans le cas de cet exemple simple, l’ajout des champs Marché et Format) doivent se produire dans l’onglet du coffre-fort de données, à droite des données exportées de Triton à chaque période de rapport (dans cet exemple, mensuellement), et doivent être pilotées par des formules pour faciliter et accélérer la mise à jour.

L’objectif de cette technique de saisie de données sources dans votre modèle est de ne pas avoir à effectuer de transformations manuelles fastidieuses sur ces données source. Vous collez les données dans des onglets de coffre-fort de données, vous déroulez les formules qui effectuent les transformations pour vous, puis vous êtes prêt à mettre à jour votre rapport. Facile et rapide !

Suggestion 2 : utilisez les données au niveau de la station dans votre rapport et utilisez l’indicatif de la station comme champ commun pour les recherchevs afin d’activer le cumul

En exportant les données Triton au niveau de la station, vous pouvez créer un rapport flexible qui peut être utilisé pour afficher différentes hiérarchies de manière simple et efficace : la station, le marché, le format et toutes les vues de l’entreprise peuvent être affichés en regroupant les données. En utilisant l’indicatif de station comme clé de recherche, vous pouvez appliquer des catégories telles que le marché et le format à vos données au niveau de la station avec vlookups d’une manière facile à mettre à jour (voir l’illustration ci-dessous).

Pourquoi ne pas vous contenter d’exporter les regroupements de marchés et de formats de Triton ? Parce que les métadonnées des stations peuvent et vont changer à différents moments dans le temps. Une station peut changer de format, par exemple. Afin d’effectuer un changement de format dans votre modèle, si vous utilisez une recherche virtuelle pour renseigner « Format », il vous suffit de modifier le format de la station dans l’onglet des attributs de la station à partir duquel votre formule de recherche virtuelle Format est renseignée, et votre modèle sera mis à jour. Cette méthode est simple, plus rapide et moins sujette aux erreurs que si vous deviez mettre à jour et modifier de nombreuses lignes de données historiques.

Cet exemple montre la mise à jour du « Format » à partir d’un onglet d’attributs (appelé « Propriétés de la station »), à l’aide d’une recherche à partir de l’indicatif. L’utilisation d’une recherche comme celle-ci pour attribuer des métadonnées à chaque station permet d’effectuer des modifications futures rapidement et efficacement.

Suggestion 3 : utilisez un seul onglet comme source pour les tableaux croisés dynamiques, utilisez ces tableaux croisés dynamiques comme source pour les graphiques et utilisez des boutons de segment sur vos tableaux croisés dynamiques pour donner de l’interactivité à votre rapport

L’utilisation de tableaux croisés dynamiques et de boutons de segment est le moyen le plus simple de remplir votre rapport de graphiques informatifs et interactifs.

Une fois que votre modèle est configuré à l’aide d’onglets « coffre-fort de données » et que vous joignez et remplissez les métadonnées par indicatif, il est temps de déterminer à quoi ressemblera votre rapport.

Il est recommandé d’utiliser des tableaux croisés dynamiques comme base pour tous les graphiques et diagrammes, en travaillant à partir de votre onglet unique de coffre-fort de données en tant que source de tous les tableaux croisés dynamiques. L’utilisation de tableaux croisés dynamiques qui extraient les données d’un seul onglet vous permet de (1) construire des graphiques très facilement et de (2) contrôler tous ces graphiques à l’aide d’un seul bouton de segment.

Créez un nouveau tableau croisé dynamique pour chaque graphique de votre rapport. Les tableaux croisés dynamiques n’ont pas besoin d’être visibles ; ils peuvent être masqués dans des onglets qui ne sont pas vus par la visionneuse de rapports, seuls les boutons de segment et les graphiques contrôlés par les tableaux croisés dynamiques étant visibles.

Dans l’exemple simple de l’illustration ci-dessous :

• Un tableau croisé dynamique a été créé à partir de la table du coffre-fort de données.

• Les boutons de segment sont liés au tableau croisé dynamique dans le champ « Marché » ;

• L’utilisateur peut désormais visualiser tous les marchés combinés, ou parcourir les différents marchés, en comparant leurs performances sur la même mesure de TLH par trimestre.

Dans un rapport réel, ce principe serait étendu pour englober beaucoup plus de graphiques, affichés dans une mise en page de style tableau de bord sur un onglet Excel, le segment contrôlant tous les tableaux croisés dynamiques desquels les graphiques sont dérivés.

L’utilisation d’un seul onglet de données comme source de votre rapport vous permet de créer des tableaux croisés dynamiques qui regroupent et additionnent les données (dans cet exemple simple, TLH par trimestre et par marché), de générer des graphiques à partir de ces tableaux croisés dynamiques, puis d’appliquer des boutons de segment au graphique : l’utilisateur du rapport peut ensuite basculer entre les vues de TLH par trimestre et par marché sur le graphique. Lorsqu’il est extrapolé à une mise en page graphique compliquée de style tableau de bord, un utilisateur peut basculer entre une multitude de mesures affichées par station, marché ou format.

Suggestion 4 : automatisez la production de vues de segment PDF de votre rapport à l’aide d’un script Visual Basic

Vous souhaiterez peut-être créer des versions PDF de vos rapports Excel pour les distribuer. Vous pouvez par exemple produire quatre PDF différents pour montrer une vue de chaque marché à partir d’un rapport comme celui de l’illustration ci-dessus. Cette méthode de création de rapports permet d’éviter les problèmes que vous pourriez rencontrer lorsque vous essayez de distribuer un fichier Excel volumineux et complexe à plusieurs utilisateurs.

À l’aide d’un script Visual Basic relativement simple, Excel peut exécuter automatiquement le processus de changement de sélection de segment et d’enregistrement d’un fichier PDF de cette vue, en répétant l’opération jusqu’à ce qu’un fichier PDF d’accompagnement soit produit dans le segment. Les PDF générés peuvent ensuite être distribués à votre public. Si vous êtes un éditeur de radio avec des dizaines ou des centaines de stations, l’automatisation de ce processus de création et d’enregistrement d’un rapport de tableau de bord PDF pour chaque station, marché et format vous permettra d’économiser le temps consacré à une tâche manuelle laborieuse.